Das Chaos beherrschen – aber wie?

Roland Wünsch 13.03.2020

Mit komplexen Problemstellungen umgehen

Ob privat oder im Job - immer wieder finden wir uns in Situationen, in denen wir vor neuen komplexen Aufgaben stehen, die es zu bewältigen gilt. Im beruflichen Umfeld kann das zum Beispiel eine neue Tätigkeit in einem stark vernetzten Umfeld sein, die Arbeit an einem unübersichtlichen Stück Software mit mangelhafter Dokumentation, eine fachliche Designaufgabe mit vielen Anforderungen und Stakeholdern oder auch das Management von Krisensituationen in einer heißen Projektphase.

Titelbild
Der Beruf als Consultant bringt es mit sich, dass man besonders häufig vor solchen Aufgaben steht. Nur – was hilft einem in solchen Situationen? Worauf kommt es an? Gibt es typische Phasen und Abläufe - und was ist in welchen Phasen gefragt?

Es kommt auf den Charakter an

Die Erkenntnis ist eigentlich selbstverständlich: Der erfolgreiche Zugang zu komplexen Aufgaben spielt sich vor allen Dingen in einem selbst ab. Das liegt in der Regel daran, dass man das Umfeld in solchen Situationen nur wenig ändern kann… zumindest nicht sofort und ohne es hinreichend zu verstehen. Damit steht man vor komplexen Problemen und der Aufgabe, sich mit sich selbst, seiner eigenen Situation, dem Problem inhaltlich und dem Umfeld auseinanderzusetzen. Das ist nicht einfach und im Alltag oft noch um so schwieriger umzusetzen.
Phasenmodell
Abbildung 1: Phasenmodell

Mir hilft es, die Bewältigung komplexer Aufgaben in verschiedene Phasen zu teilen, in denen man sich dabei nach meiner Erfahrung bewegt. Diese bestehen daraus, sich zu aktivieren, zu erkennen, zu verstehen, zu nutzen und Gelerntes zu transferieren. Diese Gliederung ist grob angelehnt an das Phasenmodell (der Team-Uhr) nach Tuckman. Das ist naheliegend, denn das Entstehen und Zusammenarbeiten von Teams ist ein sehr häufiger Anwendungsfall für eine komplexe Aufgabe.
In Ergänzung zu Tuckman blicke ich aber mehr die Rolle des Einzelnen und damit auf die Fragen „Was ist typisch?“, „Wie geht es mir?“, „Was kann mir helfen?“ und „Welche Rolle sollte ich einnehmen?“.
Dies Phasen gliedere ich nach schrittweisem Fortschritt der Erkenntnis über das Unbekannte. Die zuvor formulierten Fragen finden dabei ganz unterschiedliche Antworten, in den Phasen „Chaos“, „Wirkung“, „Ordnung“, „Nutzung“ und „Transfer“.


Phase 1: Chaos – Nicht verzweifeln
Was ist typisch?
In der ersten Phase im Umgang mit neuen komplexen Systemen herrscht das Chaos. Nichts ist klar, alles scheint unlogisch oder unverständlich. Eine typische Situation ist zum Beispiel die Ankunft in einer unbekannten Großstadt im Ausland. Ein buntes Wirrwarr aus fremder Sprache, unlesbarer Beschilderung und fehlender Orientierung stürzt auf mich ein und lässt mich ratlos. Eine Neubeschäftigung in Groß-Projekten, mit neuen Betriebsabläufen oder mit komplexen Anwendungen oder Maschinen stellt eine sehr ähnliche Situation dar. Sprache, Vokabular, Ursache, Wirkung, Zusammenhang, Sinn… alles intransparent und unüberschaubar.
Wie geht es mir?
Das große Unbekannte wirkt oft bedrohlich – ich habe Respekt, ich fühle mich schnell überfordert, ich habe vielleicht sogar Angst. Menschen reagieren unterschiedlich in chaotischen Situationen und nehmen auch Situationen jeweils wieder ganz verschieden wahr. Was in mir Angst vor dem Versagen aufsteigen lässt, lässt andere vielleicht kalt. Aber, die Phase „ich im Chaos“ kennt jeder Mensch und ich werde sie auch mein ganzes Leben immer wieder durchlaufen. Oft tauchen solche Situationen sogar ganz überraschend auf, wenn mich zum Beispiel ein Steuerungsgremium ad hoc zu Themen aus meinem Projekt-Verantwortungsbereich befragt, über die ich nicht informiert bin.
Was kann mir helfen?
Oberstes Gebot in der Phase Chaos ist, dass ich mich der Situation bewusst mache, in der ich mich befinde. Das Gefühl von Überforderung oder Angst ist ein natürlicher Reflex auf das Unbekannte und kann gleichzeitig meine Triebfeder sein, mich mit mir und der Situation aktiv auseinanderzusetzen. Denn: Ich habe Stärken, auf die ich mich verlassen kann. Es gibt Menschen, die bereit sind mir zu helfen. Ich habe mich gut vorbereitet und das richtige Werkzeug dabei. Ich kann in mich hineinhorchen und gute Argumente finden, die mich stark machen. Es geht darum, Ruhe zu bewahren, nicht reflexhaft und unüberlegt zu handeln und mich so in die Lage zu versetzen einen Schritt auf das Unbekannte zuzugehen – denn dort lauert das Abenteuer.
Wie sollte ich sein?
Sei Dein eigener Yoga-Lehrer – auf die Atmung achten, die Mitte finden, den Körper in Spannung bringen – und bloß keine Hektik.


Phase 2: Wirkung – Es gibt Dinge zwischen Himmel und Erde
Was ist typisch?
Die Phase Wirkung ist geprägt vom Erkennen der neuen Situation. Im Beispiel der fremden Stadt erkenne ich, dass ich ein Ziel – eine Adresse habe. Es gibt Straßen mit Namensschildern – es fahren Fahrzeuge, vielleicht gibt es einen Info-Schalter in der Nähe. Ich erkenne mein Umfeld und kann es beschreiben und so viele Informationen wie möglich beschaffen. Typisch ist die stete Überraschung durch neu Gelerntes und der Vergleich mit vergangener Erfahrung. Ich kann die Organisationsstruktur bei meinem neuen Arbeitgeber in Erfahrung bringen, ich kann die Schnittstellen und Ausgaben einer Kernapplikation studieren und beschreiben, ich kann mir die Beziehungen zwischen Personen und Gruppen vor Augen führen. Alles ist sehen, fragen, zuhören, beschreiben, vergleichen… alles ist neu, überraschend und ein Fest für die Neugier.
Wie geht es mir?
Meine Angst weicht dem Erstaunen. Ich habe den Drang mehr zu erfahren und Neues zu entdecken. Das mutige schreiten im Unbekannten fällt mal leichter und auch mal schwerer und dazu lauert auf der einen Seite des Weges die Klippe des Übermuts und auf der anderen Seite die Untiefe des Rückschlages. Ich lasse mich von meiner Spürnase in alle Winkel leiten und ein möglichst gewissenhaftes Entdeckertagebuch gibt Halt und Struktur.
Was kann mir helfen?
Hier heißt es – ich lasse meinem Wissendurst freien Lauf. Beobachten, beschreiben, erlesen, zuhören und Fragen, Fragen und nochmals Fragen. Ich kann mir sicher sein, so viel Narrenfreiheit wie zur Phase „Wirkung“, wird mir nie wieder zugestanden werden. Das gilt um so mehr, wenn ich sie ein bisschen elegant verpacke. So baue ich ein Fundament an Wissen auf, das mich selbstbewusster werden lässt. Obendrein - von den Notizen und Dokumenten, die ich nun erzeuge, werde ich noch sehr lange zehren.
Wie sollte ich sein?
Sei ein unbekümmerter Entdeckungsreisender, stecke die Nase in jeden Winkel und führe ein Expeditionslogbuch – immer im Dienste der Nachwelt.


Phase 3: Ordnung – Wieso, Weshalb, Warum
Was ist typisch?
Nachdem ich meine Welt erkundet habe, wird es Zeit meinen Platz darin zu finden. Ich lerne Voraussetzungen und Resultate zu verbinden, schließe von Ursache auf Wirkung und manchmal auch umgekehrt. Kurz gesagt, ich schaffe Ordnung. Im Beispiel geblieben nehme ich nun an, dass ich mit Busfahrplänen die Ankunftszeiten und mit Streckenplänen sogar die Routen von Busreisen vorhersagen kann, auch in fremden Metropolen. Zudem bringt diese Phase aber auch einen weiteren Aspekt mit sich – steigenden Druck. Erkenntnis wird über Busfahrpläne wird vielleicht auch langsam Zeit, damit ich meine Adresse erreiche, ehe es noch dunkel wird.
Wie geht es mir?
Ich muss mit steigender Verantwortung und höheren Erwartungen umgehen. Es beginnt Leistungsdruck, obwohl ich eigentlich noch hauptsächlich mit ordnen und verstehen beschäftigt bin. Ein Spagat, der leicht zu einer großen psychologischen Belastung wird. Erfolg und Niederlage liegen nun besonders dicht beieinander.
Was kann mir helfen?
Kreatives Denken – sich auch mal Kreativitätstechniken heraussuchen und probieren. Das hilft neue Situation und alte Erfahrung zu verknüpfen. Eine Politik der kleinen Schritte - auf viele kleine Erfolge bauen, statt auf einen großen. Das setzt Beharrlichkeit voraus und manchmal auch etwas ein dickes Fell. Überhaupt sollte man sich vor Augen führen: Alle anderen kochen auch nur mit Wasser, egal wie stark es dampft und blubbert.
Wie sollte ich sein?
Sei ein Bildhauer – erschaffe Dein eigenes Werk, auf Deine eigene ganz besondere Art, Stück für Stück.


Phase 4: Nutzung – Die Maschine läuft
Was ist typisch?
Früher oder später beginnt das Unbekannte mir vertraut zu werden – ich beginne es zu nutzen. Die früher fremde Stadt macht mit keine Angst mehr – ich bewege mich selbstverständlich durch die Straßen – ich kenne mich aus. Ich kenne inzwischen auch die Fallstricke, die Tricks, die Kniffe des Systems und weiß genau bescheid. Ich bin effektiv und sehr gefragt in meiner Position, die Phase Nutzung ist geprägt von hoher individueller gezielter Produktivität – und konstant hohem Anspruch an mein Leistungsvermögen.
Wie geht es mir?
Ich stehe viel unter Strom – Anforderungen und Ansprüche prasseln kontinuierlich auf mich ein. Dort wo das Leben tobt – da bin ich auch. Zum Glück geschieht das alles weitgehend innerhalb meiner Komfortzone. Deswegen schleicht sich eine gewisse Routine ein. Je nach Charakter und Aufgabe ist da vielleicht auch mal etwas Langeweile und gelegentlich auch eine gewisse Nachlässigkeit.
Was kann mir helfen?
Sich die Freude bewahren an seiner Aufgabe, selbst wenn große Überraschungen nur noch seltener sind. Hin und wieder sollte ich mich einmal von außen betrachten und feststellen, dass ich nun auch selber Teil des komplexen Systems geworden bin. Ich habe nicht mehr die Distanz wie früher und bin vielleicht ebenfalls undurchsichtig und furchteinflößend für Außenstehende. Und daher ist es nunn vielleicht auch an der Zeit ein Bäumchen Mut zum Wechsel zu pflanzen – Neugier auf das nächste Abenteuer zu entwickeln.
Wie sollte ich sein?
Sei ein Marathonläufer – hoch effizient und mit sich im Reinen, das Ziel auf der langen Strecke in Sicht, voll im Vertrauen auf die lange Phase des Trainings durch den Winter.


Phase 5: Transfer – Möge die Macht mit Dir sein
Was ist typisch?
Es kommt die Zeit – manchmal plötzlich und manchmal ganz schleichend, da bin ich selber nicht mehr in der ersten Reihe. Ich agiere nicht mehr unmittelbar am System sondern betrachte es (seit langem mal wieder) von ein paar Schritten weiter außen. Ich bin inzwischen vom Besucher zum Bewohner und dann zum Stadtführer geworden. Verantwortung für Andere und bewusstes delegieren sind mehr in meinem Profil, als das operative tun. Plötzlich sind von mir ganz andere Fähigkeiten gefordert. Delegation, Führung, Coaching – strategische Verantwortung und strategische Systementwicklung können auch als neue Themen auf mich zukommen und damit ganz neue Arten von Anforderungen und auch Erwartungshaltungen.
Und es steht oft auch Transition an, sich neue Einsatzfelder und neue Herausforderungen zu suchen.
Wie geht es mir?
Ich fühle überraschenderweise wieder manchmal Freiräume – ich bin plötzlich nicht mehr ständig im Zentrum der operativen Hektik. Das ist schön – kann aber auch manchmal schwerfallen und vielleicht sogar etwas Wehmut mitbringen. Anstelle dessenn kommt eine andere Art von Druck – Verantwortungsträger auf Management- und Strategie-Ebenen stellen Fragen und melden Ansprüche an.
Was kann mir helfen?
Ich muss Liebgewonnenes loslassen können – und Neues Aneignen. Vielleicht ist es gut sich selber einmal wieder weiterzubilden – selbst Coachings und Ratschläge zu suchen. Ein Gespräch mit den Silberrücken aus dem eigenen Bekanntenkreis suchen – und überraschenderweise stelle ich dann oft fest, die sprechen plötzlich meine Sprache und kennen meine Themen.
Wie sollte ich sein?
Sei ein Jedi-Meister! Du weißt, Dein junger Padawan kämpft besser als du – wenn du ihn lässt und ihm das Zeug dazu gibst.

Das Chaos beherrschen und professionelles Consulting

Die verschiedenen Phasen im Umgang mit komplexen Systemen sind Alltag im Consulting. Die Phasen beschreiben menschliche und psychologische Stationen. Mitarbeiter und Consultants, Kollegen und Kunden laufen regelmäßig und immer wieder durch entsprechende Zyklen und das schließt nicht zuletzt einen selbst ein.
Es ist eine besonders wertvolle Fähigkeit, einen Blick von außen auf Menschen Im Projekt richten und diesen zurückspiegeln zu können. Es bietet die Möglichkeit Menschen positiv zu verstärken und ihnen Halt zu geben, wenn er besonders notwendig ist. Dies setzt Erfahrung und erworbenes Vertrauen voraus aber macht den „Profi im Projekt“ auch zum „Partner vor Ort“.

Roland Wünsch

Senior Consultant bei frobese GmbH