Digitalisierung - Herausforderungen auf dem Weg zum effizienten Arbeiten

Martin Lier 04.03.2019

Tools im täglichen Einsatz

Das Wort - Digitalisierung - ist längst kein neuer Begriff. Doch scheint es in manchen Unternehmen noch keinen Einzug gefunden zu haben! Oder wird IT mit Digitalisierung gleichgesetzt? Und was hat dies mit effizienter Arbeit zu tun? Ist das Thema wirklich so komplex oder wird hier aus einer Mücke ein Elefant gemacht?

Tools
Verschaffen wir uns zunächst ein einheitliches Verständnis:

Was ist IT? „Abk. für Informationstechnologie; Oberbegriff für alle mit der elektronischen Datenverarbeitung in Berührung stehenden Techniken. Unter IT fallen sowohl Netzwerkanwendungen, Datenbankanwendungen, Anwendungen der Bürokommunikation als auch die klassischen Tätigkeiten des Software Engineering.“

Was ist Digitalisierung? „Der Begriff Digitalisierung bezeichnet im Allgemeinen die Veränderungen von Prozessen, Objekten und Ereignissen, welche bei einer zunehmenden Nutzung von digitalen Geräten erfolgt. Dies bedeutet im engeren Sinne die Erstellung digitaler Repräsentationen von physischen Objekten, von Ereignissen oder analogen Medien.“

Was ist effizientes Arbeiten? „Effizient arbeiten bedeutet, ein Ziel oder Ergebnis mit einem möglichst geringen Einsatz zu erreichen oder mit einem bestimmten Einsatz einen möglichst großen Ertrag zu erreichen. Im Arbeitsalltag sind es häufig gerade die kleinen Arbeiten und die Routineaufgaben, die besonders viel Zeit kosten.“

Betrachtet wir nun die Herausforderungen:

Herausforderung - Devices & Anwendungen

Desktop-PCs/ Laptops, Smartphones, Tablets, Handhelds, Smartwatches und andere Wearables (nachfolgende als Devices bezeichnet) mit darauf installierter Software (nachfolgend als Anwendungen bezeichnet) sind heutzutage allgegenwärtig und aus dem Lebensalltag kaum wegzudenken. Der Zweck der Anwendungen ist vielseitig und reicht von der reinen Unterhaltung bis hin zur Erleichterung des privaten und beruflichen Alltags.

Es gibt eine Vielzahl von Anwendungen zu den gleichen Themen- und Aufgabengebieten. Diese strecken sich über reine Kommunikation, Aufgabenverwaltung, Datenauswertung, Textverarbeitung, Softwareentwicklung, Dokumentenverwaltung, Projektmanagement u.v.m. Die Anwendungen unterscheiden sich in vielen Merkmalen. Von kostenlosen bis hin zu kostenpflichtigen, wenig konfigurierbar bis hin zu viel konfigurierbaren, simplen bis hin zu komplexen Anwendungen etc. Viele Anwendungen bieten zudem Funktionen, um mehrere Aufgabenbereiche abzudecken, wie bspw. das Ablegen von Dokumenten, Kommunikation mit Teammitgliedern, Planung und Steuerung.

Neben der Vielfalt der Devices und Anwendungen kommen unterschiedliche Betriebssysteme der Hardwarehersteller hinzu. So kann ein Desktop-PC/ Laptop mit macOS, Windows oder Linux betrieben werden. Gleiches gilt für Smartphones und Tablets die mit iOS, Android oder Windows Mobile betrieben werden können.
Softwarehersteller müssen, sofern sie viele Kunden erreichen wollen, ihre Anwendungen zum einen für mehrere Devices (bspw. Desktop-PC, Smartphone, Tablet) und zum anderen für unterschiedliche Betriebssysteme (bspw. iOS, Android) entwickeln, um den heutigen Bedürfnissen der Anwender gerecht zu werden.

Herausforderung - Speicherung der Daten

Hat man sich für bestimmte Devices und Anwendungen entschieden, stellt sich noch die Frage: Wo speichert man die Daten ab? Sollen diese lokal auf dem Device abgelegt oder auf einem Netzlaufwerk gespeichert werden?

Befindet sich das Netzlaufwerk physisch auf Servern im eigenen Unternehmen oder werden diese bei einem Dienstleister in der Cloud gespeichert?

Auch die Auswahl eines entsprechenden Dienstleisters gestaltet sich nicht einfach. Im privaten Sektor erfreuen sich Dienstleister wie Dropbox (Dropbox Inc.), iCloud (Apple Inc.), Google Drive (Google LLC) oder OneDrive (Microsoft Corporation) großer Beliebtheit. Doch können diese bedenkenlos auch im Unternehmenskontext verwendet werden? Hier gilt es die „strengen“ gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. In welchem Land hat der Dienstleister seine Server stehen? Welchen Sicherheitsklassifizierungen unterliegt der Serverraum? Welcher Rechtsprechung unterliegt der Dienstleister und der Serverraum?

Herausforderung - Zusammenarbeit

Bezogen auf den beruflichen Alltag werden Aufgaben häufig im Team und im Rahmen eines Prozesses oder einer Arbeitsanweisung erledigt. Deshalb werden eine Vielzahl von unterschiedlichen Anwendungen im Team-, Abteilungs-, oder Unternehmenskontext benötigt.

Die Auswahl der zu nutzenden Anwendungen erfolgt häufig durch Vorgaben des Unternehmens oder basieren auf Vorlieben und Erfahrungen der Anwender. Dadurch können die Anwendungen für die gleichen Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens, der Abteilungen oder sogar der Teams variieren.

Schnittstellenbrüche oder nicht optimal ausgewählte Anwendungen und darauf abgestimmte Arbeitsabläufe sind Hindernisse im Arbeitsalltag und führen zu Mehraufwand aufgrund von anfallenden administrativen oder Abstimmungsaufwänden.

Mitarbeiter müssen sich auf verschiedene Arbeitsabläufe (Workflows), aufgrund der Verwendung unterschiedlicher Anwendungen einstellen, was zu Unmut oder Überforderung führen kann.

Herausforderung - methodisches Arbeiten

Neben der generellen Zusammenarbeit stellt sich die Frage, wie genau zusammengearbeitet wird. Wird auf „schwergewichtige“ klassische Vorgehensmodelle wie bspw. Wasserfall- oder V-Modell zurückgegriffen oder wendet man agile und „leichtgewichtigere“ Vorgehensmodelle wie bspw. Scrum oder Kanban an. Ist diese Betrachtungsweise ausreichend oder sollte eine Ebene tiefer eingestiegen und auf das Selbstmanagement der einzelnen Mitarbeiter eingegangen und die dort zur Verfügung stehenden “Mikro-Methoden” betrachtet werden?

Die Realität

Die Herausforderungen betreffen nahezu jede Branche und jedes Unternehmen, unabhängig der Unternehmensgröße, in der Tätigkeiten mit Hilfe von Devices und Anwendungen unterstützt werden. Besonders Unternehmensbereiche deren Schwerpunkt und wertschöpfende Tätigkeiten außerhalb der IT liegt, besitzen häufig kein ausreichendes IT Know-how, um die Workflows möglichst effizient zu gestalten. Neben kleinen und mittelständischen Unternehmen, stehen auch große Unternehmen aufgrund der häufig heterogen gewachsenen IT-Landschaft und den vermeintlich individuell benötigten Anforderungen der Fachbereiche vor diesen Herausforderungen.

Eine falsche Auswahl der benötigten Anwendungen oder eine ineffiziente Nutzung führt zu schlecht abgestimmten Workflows und einem erhöhten Arbeitsaufwand. Für die eigentliche wertschöpfende Tätigkeit bleibt dadurch weniger Zeit. Eine von der Firma Sage durchgeführte Studie belegt dies mit konkreten Zahlen: 63 % der Befragten sehen, bezogen auf die IT, die effiziente Nutzung von Anwendungen als wichtigste Herausforderung im Unternehmen.

Die Aufgaben sind vielseitig. Durch die Verwendung unterschiedlicher Devices wie bspw. Laptop, Tablet oder Smartphone ändern sich die Möglichkeiten in der Arbeitsweise. Dadurch ändern sich ebenso die Anforderungen an bestehende und neue Anwendungen. Neben nicht benötigten Funktionen (36 %), beklagen sich 35 % der deutschen Firmen über die Überschneidung der Funktionen innerhalb der Anwendungen. 21 % sehen die Anwendungen als nicht nutzerfreundlich an, so weitere Ergebnisse der Sage Studie.

Das Wissen über hilfreiche Anwendungen und effizient funktionierende Workflows ist nicht in jedem Unternehmen vorhanden. Wird dieser Sachverhalt unabhängig betrachtet, stehen Anwender eines jeden Unternehmens weltweit vor den gleichen Herausforderungen. Anwendern und Verantwortlichen mangelt es an einer Marktübersicht über die bestmöglichen Anwendungen-Device-Speicher-Methoden-Kombination zur Unterstützung ihrer Workflows.
Hinzu kommt, dass diese Themen häufig vernachlässigt werden, da diese nicht zu den wertschöpfenden Tätigkeiten zählen. „Die IT muss das doch wissen“, sofern eine eigene IT-Abteilung vorhanden ist. Vergessen wird dabei, dass ausgerechnet durch den erhöhten administrativen und Abstimmungsaufwand weniger Zeit für die wertschöpfende Tätigkeit bleibt. Allein bei der Betrachtung reiner Office-Produkte besteht ein Optimierungspotential in der Bedienung von Anwendungen von 20-50%.

Lösungsansätze

Was ist nun die Lösung? Wie immer steckt der Teufel im Detail. Pauschale Aussagen sind in der Tat aufgrund der aufgeführten Herausforderungen schwierig. Doch sollten unter anderem folgende Punkte beachtet werden:

  • Zunächst sollte betrachtet werden, ob eine Digitalisierung „jedes Handgriffes“ wirklich notwendig ist und einen Mehrwert bietet
  • Im Fokus sollte die eigentliche Aufgabe stehen und auf Basis dessen eine passende Anwendung ausgewählt werden
  • Der Prozess/ Arbeitsablauf sollte als ganzes betrachtet werden. Es reicht nicht aus nur Teilabschnitte zu digitalisieren, da es bei den „analogen“ Schritten ins Stocken kommt
  • Prozesse/ Arbeitsabläufe sollten überdacht und im Rahmen der Digitalisierung angepasst und nicht 1:1 übernommen werden
  • Anwendungen bieten viele Vorteile. Die Stärken, wie beispielsweise Automatisierung von häufig wiederkehrenden Tätigkeiten oder automatischen anstoßen von Folgetätigkeiten (Workflows), sollten vermehrt genutzt werden
  • Nutzung von so wenig Anwendungen wie möglich. Viele Anwendungen die für ihren Aufgabenzweck optimal erscheinen, aber keine oder eine unzureichende Verbindung zu anderen Anwendungen bieten, sollten vermieden werden
  • Anwendungen müssen richtig konfiguriert werden. Klingt trivial, jedoch kann der Mehrwert der richtigen Anwendungen geschmälert werden, wenn diese nicht bedarfsgerecht konfiguriert und somit genutzt werden
  • Es sollte auf eine bedarfsgerechte Schulung in den Anwendungen geachtet werden. Nutzer müssen nicht alle Funktionen kennen, sondern zielgerichtet nur diese, die für ihre Arbeit benötigt werden
  • Bei der Auswahl der Anwendungen sollte darauf geachtet werden, dass diese von möglichst vielen Devices und Betriebssystemen unterstützt werden
  • Es wird dringend Know-How benötigt, dass sich mit der effizienten Arbeitsweise auskennt. Dazu zählt nicht nur reines Anwendungs- und Marktwissen. Insbesondere das methodische Arbeiten in Kombination mit der Anwendung ist wichtig
  • Der Faktor Mensch darf nicht vergessen werden. Anwendungen sollen als Werkzeug dienen und nicht im Fokus stehen. Sie sollen die Arbeit erleichtern, die Prozesse/ Arbeitsabläufe unterstützen und die Kollaboration zwischen Menschen effizienter und leichter gestalten
  • Ein meist unterschätztes und vernachlässigtes Thema ist das Selbstmanagement der Mitarbeiter zu verbessern. Aufgrund der erwähnten Herausforderungen verändert sich die Arbeitsweise und bietet großes Potential für Verbesserungen. Denn ein effizienter Arbeitsaublauf, mit einer optimal ausgewählten Anwendung und einer zielgerichteten Schulung bringt keinen bestmöglichen Mehrwert, wenn der Mitarbeiter mit seinen Aufgaben nicht hinterherkommt. Die Fähigkeit sich selbst zu organisieren, seine Aufgaben ehrlich im Blick zu haben und priorisieren zu können, um die Themen zu bearbeiten die wichtige sind und nicht dringend, ist ausschlaggebend für effizentes Arbeiten. Denn nicht alles was dringend ist, ist wirklich wichtig und Themen die am einfachsten zu erledigen sind, sind nicht immer die wichtigsten.

Quellen
Martin Lier

Senior Consultant bei der frobese GmbH