Digitalisierung - Herausforderungen auf dem Weg zum effizienten Arbeiten

Martin Lier 04.03.2019

Tools im tÀglichen Einsatz

Das Wort - Digitalisierung - ist lĂ€ngst kein neuer Begriff. Doch scheint es in manchen Unternehmen noch keinen Einzug gefunden zu haben! Oder wird IT mit Digitalisierung gleichgesetzt? Und was hat dies mit effizienter Arbeit zu tun? Ist das Thema wirklich so komplex oder wird hier aus einer MĂŒcke ein Elefant gemacht?

Tools
Verschaffen wir uns zunÀchst ein einheitliches VerstÀndnis:

Was ist IT? „Abk. fĂŒr Informationstechnologie; Oberbegriff fĂŒr alle mit der elektronischen Datenverarbeitung in BerĂŒhrung stehenden Techniken. Unter IT fallen sowohl Netzwerkanwendungen, Datenbankanwendungen, Anwendungen der BĂŒrokommunikation als auch die klassischen TĂ€tigkeiten des Software Engineering.“

Was ist Digitalisierung? „Der Begriff Digitalisierung bezeichnet im Allgemeinen die VerĂ€nderungen von Prozessen, Objekten und Ereignissen, welche bei einer zunehmenden Nutzung von digitalen GerĂ€ten erfolgt. Dies bedeutet im engeren Sinne die Erstellung digitaler ReprĂ€sentationen von physischen Objekten, von Ereignissen oder analogen Medien.“

Was ist effizientes Arbeiten? „Effizient arbeiten bedeutet, ein Ziel oder Ergebnis mit einem möglichst geringen Einsatz zu erreichen oder mit einem bestimmten Einsatz einen möglichst großen Ertrag zu erreichen. Im Arbeitsalltag sind es hĂ€ufig gerade die kleinen Arbeiten und die Routineaufgaben, die besonders viel Zeit kosten.“

Betrachtet wir nun die Herausforderungen:

Herausforderung - Devices & Anwendungen

Desktop-PCs/ Laptops, Smartphones, Tablets, Handhelds, Smartwatches und andere Wearables (nachfolgende als Devices bezeichnet) mit darauf installierter Software (nachfolgend als Anwendungen bezeichnet) sind heutzutage allgegenwÀrtig und aus dem Lebensalltag kaum wegzudenken. Der Zweck der Anwendungen ist vielseitig und reicht von der reinen Unterhaltung bis hin zur Erleichterung des privaten und beruflichen Alltags.

Es gibt eine Vielzahl von Anwendungen zu den gleichen Themen- und Aufgabengebieten. Diese strecken sich ĂŒber reine Kommunikation, Aufgabenverwaltung, Datenauswertung, Textverarbeitung, Softwareentwicklung, Dokumentenverwaltung, Projektmanagement u.v.m. Die Anwendungen unterscheiden sich in vielen Merkmalen. Von kostenlosen bis hin zu kostenpflichtigen, wenig konfigurierbar bis hin zu viel konfigurierbaren, simplen bis hin zu komplexen Anwendungen etc. Viele Anwendungen bieten zudem Funktionen, um mehrere Aufgabenbereiche abzudecken, wie bspw. das Ablegen von Dokumenten, Kommunikation mit Teammitgliedern, Planung und Steuerung.

Neben der Vielfalt der Devices und Anwendungen kommen unterschiedliche Betriebssysteme der Hardwarehersteller hinzu. So kann ein Desktop-PC/ Laptop mit macOS, Windows oder Linux betrieben werden. Gleiches gilt fĂŒr Smartphones und Tablets die mit iOS, Android oder Windows Mobile betrieben werden können.
Softwarehersteller mĂŒssen, sofern sie viele Kunden erreichen wollen, ihre Anwendungen zum einen fĂŒr mehrere Devices (bspw. Desktop-PC, Smartphone, Tablet) und zum anderen fĂŒr unterschiedliche Betriebssysteme (bspw. iOS, Android) entwickeln, um den heutigen BedĂŒrfnissen der Anwender gerecht zu werden.

Herausforderung - Speicherung der Daten

Hat man sich fĂŒr bestimmte Devices und Anwendungen entschieden, stellt sich noch die Frage: Wo speichert man die Daten ab? Sollen diese lokal auf dem Device abgelegt oder auf einem Netzlaufwerk gespeichert werden?

Befindet sich das Netzlaufwerk physisch auf Servern im eigenen Unternehmen oder werden diese bei einem Dienstleister in der Cloud gespeichert?

Auch die Auswahl eines entsprechenden Dienstleisters gestaltet sich nicht einfach. Im privaten Sektor erfreuen sich Dienstleister wie Dropbox (Dropbox Inc.), iCloud (Apple Inc.), Google Drive (Google LLC) oder OneDrive (Microsoft Corporation) großer Beliebtheit. Doch können diese bedenkenlos auch im Unternehmenskontext verwendet werden? Hier gilt es die „strengen“ gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. In welchem Land hat der Dienstleister seine Server stehen? Welchen Sicherheitsklassifizierungen unterliegt der Serverraum? Welcher Rechtsprechung unterliegt der Dienstleister und der Serverraum?

Herausforderung - Zusammenarbeit

Bezogen auf den beruflichen Alltag werden Aufgaben hÀufig im Team und im Rahmen eines Prozesses oder einer Arbeitsanweisung erledigt. Deshalb werden eine Vielzahl von unterschiedlichen Anwendungen im Team-, Abteilungs-, oder Unternehmenskontext benötigt.

Die Auswahl der zu nutzenden Anwendungen erfolgt hĂ€ufig durch Vorgaben des Unternehmens oder basieren auf Vorlieben und Erfahrungen der Anwender. Dadurch können die Anwendungen fĂŒr die gleichen TĂ€tigkeiten innerhalb des Unternehmens, der Abteilungen oder sogar der Teams variieren.

SchnittstellenbrĂŒche oder nicht optimal ausgewĂ€hlte Anwendungen und darauf abgestimmte ArbeitsablĂ€ufe sind Hindernisse im Arbeitsalltag und fĂŒhren zu Mehraufwand aufgrund von anfallenden administrativen oder AbstimmungsaufwĂ€nden.

Mitarbeiter mĂŒssen sich auf verschiedene ArbeitsablĂ€ufe (Workflows), aufgrund der Verwendung unterschiedlicher Anwendungen einstellen, was zu Unmut oder Überforderung fĂŒhren kann.

Herausforderung - methodisches Arbeiten

Neben der generellen Zusammenarbeit stellt sich die Frage, wie genau zusammengearbeitet wird. Wird auf „schwergewichtige“ klassische Vorgehensmodelle wie bspw. Wasserfall- oder V-Modell zurĂŒckgegriffen oder wendet man agile und „leichtgewichtigere“ Vorgehensmodelle wie bspw. Scrum oder Kanban an. Ist diese Betrachtungsweise ausreichend oder sollte eine Ebene tiefer eingestiegen und auf das Selbstmanagement der einzelnen Mitarbeiter eingegangen und die dort zur VerfĂŒgung stehenden “Mikro-Methoden” betrachtet werden?

Die RealitÀt

Die Herausforderungen betreffen nahezu jede Branche und jedes Unternehmen, unabhĂ€ngig der UnternehmensgrĂ¶ĂŸe, in der TĂ€tigkeiten mit Hilfe von Devices und Anwendungen unterstĂŒtzt werden. Besonders Unternehmensbereiche deren Schwerpunkt und wertschöpfende TĂ€tigkeiten außerhalb der IT liegt, besitzen hĂ€ufig kein ausreichendes IT Know-how, um die Workflows möglichst effizient zu gestalten. Neben kleinen und mittelstĂ€ndischen Unternehmen, stehen auch große Unternehmen aufgrund der hĂ€ufig heterogen gewachsenen IT-Landschaft und den vermeintlich individuell benötigten Anforderungen der Fachbereiche vor diesen Herausforderungen.

Eine falsche Auswahl der benötigten Anwendungen oder eine ineffiziente Nutzung fĂŒhrt zu schlecht abgestimmten Workflows und einem erhöhten Arbeitsaufwand. FĂŒr die eigentliche wertschöpfende TĂ€tigkeit bleibt dadurch weniger Zeit. Eine von der Firma Sage durchgefĂŒhrte Studie belegt dies mit konkreten Zahlen: 63 % der Befragten sehen, bezogen auf die IT, die effiziente Nutzung von Anwendungen als wichtigste Herausforderung im Unternehmen.

Die Aufgaben sind vielseitig. Durch die Verwendung unterschiedlicher Devices wie bspw. Laptop, Tablet oder Smartphone Ă€ndern sich die Möglichkeiten in der Arbeitsweise. Dadurch Ă€ndern sich ebenso die Anforderungen an bestehende und neue Anwendungen. Neben nicht benötigten Funktionen (36 %), beklagen sich 35 % der deutschen Firmen ĂŒber die Überschneidung der Funktionen innerhalb der Anwendungen. 21 % sehen die Anwendungen als nicht nutzerfreundlich an, so weitere Ergebnisse der Sage Studie.

Das Wissen ĂŒber hilfreiche Anwendungen und effizient funktionierende Workflows ist nicht in jedem Unternehmen vorhanden. Wird dieser Sachverhalt unabhĂ€ngig betrachtet, stehen Anwender eines jeden Unternehmens weltweit vor den gleichen Herausforderungen. Anwendern und Verantwortlichen mangelt es an einer MarktĂŒbersicht ĂŒber die bestmöglichen Anwendungen-Device-Speicher-Methoden-Kombination zur UnterstĂŒtzung ihrer Workflows.
Hinzu kommt, dass diese Themen hĂ€ufig vernachlĂ€ssigt werden, da diese nicht zu den wertschöpfenden TĂ€tigkeiten zĂ€hlen. „Die IT muss das doch wissen“, sofern eine eigene IT-Abteilung vorhanden ist. Vergessen wird dabei, dass ausgerechnet durch den erhöhten administrativen und Abstimmungsaufwand weniger Zeit fĂŒr die wertschöpfende TĂ€tigkeit bleibt. Allein bei der Betrachtung reiner Office-Produkte besteht ein Optimierungspotential in der Bedienung von Anwendungen von 20-50%.

LösungsansÀtze

Was ist nun die Lösung? Wie immer steckt der Teufel im Detail. Pauschale Aussagen sind in der Tat aufgrund der aufgefĂŒhrten Herausforderungen schwierig. Doch sollten unter anderem folgende Punkte beachtet werden:

  • ZunĂ€chst sollte betrachtet werden, ob eine Digitalisierung „jedes Handgriffes“ wirklich notwendig ist und einen Mehrwert bietet
  • Im Fokus sollte die eigentliche Aufgabe stehen und auf Basis dessen eine passende Anwendung ausgewĂ€hlt werden
  • Der Prozess/ Arbeitsablauf sollte als ganzes betrachtet werden. Es reicht nicht aus nur Teilabschnitte zu digitalisieren, da es bei den „analogen“ Schritten ins Stocken kommt
  • Prozesse/ ArbeitsablĂ€ufe sollten ĂŒberdacht und im Rahmen der Digitalisierung angepasst und nicht 1:1 ĂŒbernommen werden
  • Anwendungen bieten viele Vorteile. Die StĂ€rken, wie beispielsweise Automatisierung von hĂ€ufig wiederkehrenden TĂ€tigkeiten oder automatischen anstoßen von FolgetĂ€tigkeiten (Workflows), sollten vermehrt genutzt werden
  • Nutzung von so wenig Anwendungen wie möglich. Viele Anwendungen die fĂŒr ihren Aufgabenzweck optimal erscheinen, aber keine oder eine unzureichende Verbindung zu anderen Anwendungen bieten, sollten vermieden werden
  • Anwendungen mĂŒssen richtig konfiguriert werden. Klingt trivial, jedoch kann der Mehrwert der richtigen Anwendungen geschmĂ€lert werden, wenn diese nicht bedarfsgerecht konfiguriert und somit genutzt werden
  • Es sollte auf eine bedarfsgerechte Schulung in den Anwendungen geachtet werden. Nutzer mĂŒssen nicht alle Funktionen kennen, sondern zielgerichtet nur diese, die fĂŒr ihre Arbeit benötigt werden
  • Bei der Auswahl der Anwendungen sollte darauf geachtet werden, dass diese von möglichst vielen Devices und Betriebssystemen unterstĂŒtzt werden
  • Es wird dringend Know-How benötigt, dass sich mit der effizienten Arbeitsweise auskennt. Dazu zĂ€hlt nicht nur reines Anwendungs- und Marktwissen. Insbesondere das methodische Arbeiten in Kombination mit der Anwendung ist wichtig
  • Der Faktor Mensch darf nicht vergessen werden. Anwendungen sollen als Werkzeug dienen und nicht im Fokus stehen. Sie sollen die Arbeit erleichtern, die Prozesse/ ArbeitsablĂ€ufe unterstĂŒtzen und die Kollaboration zwischen Menschen effizienter und leichter gestalten
  • Ein meist unterschĂ€tztes und vernachlĂ€ssigtes Thema ist das Selbstmanagement der Mitarbeiter zu verbessern. Aufgrund der erwĂ€hnten Herausforderungen verĂ€ndert sich die Arbeitsweise und bietet großes Potential fĂŒr Verbesserungen. Denn ein effizienter Arbeitsaublauf, mit einer optimal ausgewĂ€hlten Anwendung und einer zielgerichteten Schulung bringt keinen bestmöglichen Mehrwert, wenn der Mitarbeiter mit seinen Aufgaben nicht hinterherkommt. Die FĂ€higkeit sich selbst zu organisieren, seine Aufgaben ehrlich im Blick zu haben und priorisieren zu können, um die Themen zu bearbeiten die wichtige sind und nicht dringend, ist ausschlaggebend fĂŒr effizentes Arbeiten. Denn nicht alles was dringend ist, ist wirklich wichtig und Themen die am einfachsten zu erledigen sind, sind nicht immer die wichtigsten.

Quellen
Martin Lier

Senior Consultant bei der frobese GmbH